Offre d'emploi Assistant de direction (H/F) Gennevilliers (92230)

GIF EMPLOI, est un acteur du recrutement en intérim et CDI, référent sur les métiers techniques, qui cultive la proximité avec ses candidats, ses clients et les acteurs de la formation pour un accompagnement long terme. 

INTERTIS appartient au groupe GIF EMPLOI. 

Nous recrutons à Gennevilliers un(e) : Assistant(e) de direction H/F

Description du poste :
- Assurer l’Assistance au Directeur d’Unité, du Directeur Adjoint et des ingénieurs de l’unité : Gestion
des déplacements (voyages…), Contrôle des factures relatives aux commandes de voyage, ordre de
mission, organisation de réunions, planification des entretiens annuels individuels, …
- Accueil des personnes en visite dans nos locaux et piloter l’intégration et la sortie du personnel
- Planification et organisation de rendez-vous commerciaux, manifestations évènementielles,
séminaires, visites, etc ;
- Planification et organisation des Comités D’unité CODUN Infra : préparation de ces réunions,
participation à ces réunions, et rédaction du compte-rendu sous forme de « relevés d’actions » : il
s’agit de vérifier la bonne exécution de ces actions en préparation du CODUN suivant le précédent ;
- Organiser le secrétariat de l’Unité : Gestion des nouvelles affaires ; veille au partage de l’information
entre le personnel affecté à l’Unité, coordination avec les assistant(e)s des agences pour la
transmission des documents ; archivage des contrats, …
- Etablissement et mise en forme des divers courriers, rapports, notes, (selon modèles en vigueur.
Classement, archivage et diffusion des documents (courriers, mails…). Préparation de dossier
d’avenants aux contrats, …
- Tâches d’assistance au suivi « qualité » des projets de l’unité : Préparation et suivi des documents
relatifs au Système de Management de la Qualité et au Plan Santé Sécurité Environnement liés
au projet. Centralisation, diffusion et suivi des fiches qualité, …
- Tenue à jour des curriculums vitae et centralisation des CV de l’unité & des fiches technicocommerciales
et tableaux de références de l’Unité
- Tenue à jour sur Salesforce : des contrats, des carnets de commandes, propositions et de
candidatures, et de la liste de clients et de partenaires
- En support de la direction du Commerce et des Offres : Etablissement et envoi de dossiers de
préqualification sous le pilotage du Responsable Commercial concerné