Offre d'emploi Coordinateur d'installations bilingue Anglais (H/F) Paris (75008)

Vous souhaitez rejoindre  l'un des principaux fournisseurs mondiaux de services intégrés de gestion des installations et de l'immobilier d'entreprise.
Nous recrutons un(e) coordinateur(trice) des installations vous serez responsable de la fourniture opérationnelle de tous les services de Facility Management.
Notre client  offre une opportunité passionnante à un Office Manager de rejoindre son équipe basée à Paris, dans le 8ème arrondissement. Le candidat retenu assumera l'entière responsabilité opérationnelle de la prestation des services d'administration, d'accueil et de soutien aux installations au bureau parisien de notre client.

vos missions 

Gestion des installations

• Organiser des sous-traitants pour visiter le site pour effectuer les activités de maintenance planifiées, y compris le suivi des processus d'accès, les contrôles des processus de sécurité et la communication avec les parties prenantes.
• Surveiller les calendriers et s’assurer que nous planifions en conséquence pour atteindre les objectifs.
• Première réponse aux demandes de service d'assistance et de maintenance, en prenant des mesures pour résoudre les problèmes.
• Liaison avec le propriétaire de l'immeuble pour l'assistance et les demandes.
• Tenir des registres conformément aux processus 
• Gestion des demandes de bons de commande et du processus de réception des marchandises
• Communiquer régulièrement avec le client local ainsi qu'avec les équipes régionales basées dans la région EMEA.
• Reporting sur les opérations du site et suivi des dépenses par rapport à un budget.
• Aider à préparer les présentations et, si nécessaire, présenter la présentation du département au public désigné.
• Aider aux rapports financiers et aux KPI, selon les besoins.

Hôtellerie / Réception / Administration

• Effectuer des inspections régulières des bâtiments pour vérifier les normes et résoudre les problèmes de manière proactive.

• Établir un processus et une routine pour garantir que des niveaux élevés de normes sont respectés et résoudre les problèmes de manière proactive.

• Établir de bonnes relations avec les clients locaux et la communauté des propriétaires.

• Contrôlez de bout en bout le processus de gestion des visiteurs, y compris la préparation aux contrôles à l'arrivée et après le départ.

• Agir à titre de point de contact pour les besoins du bâtiment.
• Assurer la liaison avec notre fournisseur de produits alimentaires et de boissons pour l'installation du petit-déjeuner/du garde-manger et pour toute demande d'hospitalité ponctuelle.
• Assurez-vous que les fournitures de bureau et de garde-manger sont correctement approvisionnées et gérez l’inventaire.
• Fournir un soutien en matière de services de bureau tels que la poste et d'autres besoins ponctuels.
• Fournir un soutien pour les événements, les célébrations et les occasions spéciales ponctuelles telles que les visites VIP.
• Assurer la liaison proactive avec les équipes d'assistance du client pour couvrir les absences et aider en cas de charge de travail maximale.
• Développer des processus pour améliorer l'efficacité et/ou la qualité des opérations quotidiennes du client et de l'expérience client.